Características de S-Query-Secretaria:

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Nuestra propuesta permite implementar la tecnología de interacción mediante lenguaje natural y facilitar la gestión de las llamadas de clientes o proveedores de la empresa.

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S-Query-Secretaria ofrece unos grandes beneficios, entre los que destacan:

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• Eliminación del número de llamadas no atendidas.

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• Atención directa de todas aquellas llamadas o consultas con los procesos más sencillos de una manera eficaz, cuidando la amabilidad y eliminando las prisas.

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• Recogida previa de datos en lenguaje natural antes de pasar la llamada a la persona que se requiera o de tomar nota del aviso.

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• Servicio de 24x7.

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• Posibilidad de implantar nuevos servicios y procesos con costes reducidos.

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• Cambio de paradigma en la atención telefónica: Atención lenta y cuidada ya que se elimina como prioritario el cerrar la llamada en el menor tiempo posible y se sustituye por cerrar la llamada con la máxima satisfacción posible del cliente: Mejorar la EXPERIENCIA del cliente.

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• Conocimiento del cliente desde el momento que llama.

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• Informes y estadísticas de la utilización de sistema.

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• Disminución de costes.

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Implementación el procedimiento:

 

Para la implementación de la S-Query-Secretaria se utilizará el siguiente procedimiento:

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• LÍNEA OCUPADA: En el caso de que la persona no pueda atender al cliente por estar con la línea ocupada, se dirá al cliente que está con la línea ocupada y se le ofrecerá la posibilidad de pasarle con otra persona del departamento, si no es posible será necesario anotar el recado y mandar un email a la persona interesada.

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• REUNIDO: En el caso de que la persona no pueda atender al cliente por estar en una reunión, se dirá al cliente que está reunido y se le ofrecerá la posibilidad de pasarle con otra persona del departamento, si no es posible será necesario anotar el recado y mandar un email a la persona interesada.

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• FUERA DE LA OFICINA: En el caso de que la persona no pueda atender al cliente por estar fuera de la oficina, se dirá al cliente que está fuera de la oficina y se le ofrecerá la posibilidad de pasarle con otra persona del departamento, si no es posible será necesario anotar el recado y mandar un email a la persona interesada.

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Se tomará nota del nombre del cliente, del nombre de la empresa (solo en el caso de que llamen de una empresa, en otros casos pueden ser autónomos, o personas particulares) y un teléfono de contacto.

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Se enviará por correo electrónico a la persona interesada poniendo como asunto del mensaje “LLAMADA”. Se adjuntará un fichero word con la transcripción completa de la conversación mantenida.

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Procedimiento técnico:

Se desviará el número de centralita actual del cliente a un número que proporcionaremos de S-Query-Secretaria de manera que sea transparente para los clientes.

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Se traspasará la llamada a la persona que llama a su teléfono fijo o móvil. En el caso de los móviles se instalará un software de telefonía SIP que es al cual se redirigen las llamadas.

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De todas las llamadas se guardará un registro de actividad, para la generación posterior de informes.

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En el caso, de alguna dificultad en alguna llamada se pasará a una operadora especializada. El enfoque del servicio será a eliminar o minimizar lo más posible esta casuística.

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La activación o no de la S-Query-Secretaria será a discreción de la empresa mediante el desvío programado de la centralita actual.